TOT-Box Events

Identification

Application du Règlement Général de la Protection des Données ( RGPD ) au sein de la SARL TOT-Box Events RCS B : Nanterre 932 534 167 au capital de 2000,00 €, sise 8 Rue de l'Est, 92100 Boulogne-Billancourt. ( Loi du 6 janvier 1978 modifiée par la Loi 2018-493 du 20 juin 2018, ainsi que du Règlement 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 portant sur la mise en place du Règlement Général de la Protection des Données avec une application au 25 mai 2018. )

La présente information sur l'application des règles du RGPD est de la seule propriété de la SARL TOT-Box Events et, à cet effet, elle est non transférable à un tiers que ce soit gracieusement ou à titre onéreux. Toute reproduction complète ou partielle à des fins d'exploitation que ce soit à titre privé ou des fins d'exploitation personnelle ou commerciale pour une autre personne morale, quel que soit son statut ou le moyen ou le procédé utilisé, est interdite. L'auteur de la violation de la présente interdiction s'expose à des poursuites civiles et/ou pénales, sans préjudice du paiement d'une clause pénale d'un montant de 5000,00 €.

La présente politique de confidentialité est une information légale à la destination des clients, des salariés de la SARL TOT-Box Events, des fournisseurs et des prestataires sous-traitants dont le but est de porter à leur connaissance la finalité de la collecte des données à caractère personnel, le mode utilisé, la durée de leur conservation, et leur traitement afin de leur garantir l'utilisation conforme à ces règles, ainsi qu'à l'exercice de leurs Droits.

Les données personnelles sont toutes les informations directes ou indirectes qui permettent l'identification d'un client, d'un fournisseur, d'un salarié et d'un prestataire sous-traitant. Il peut s'agir, sans que la liste soit exhaustive, de ses noms et de ses prénoms, d'un alias nominatif, de son âge, de son adresse postale personnelle ou professionnelle, ou de son adresse électronique personnelle ou professionnelle.

La minimisation de la collecte des données est appliquée et aucun élément non-nécessaire n'est sollicité. Il en est de même pour les prospects commerciaux, nécessaires au développement de l'activité de la SARL TOT-Box Events.

Cette politique de confidentialité complète les mentions légales obligatoires, les Conditions Générales de vente et la politique des traceurs (cookies) consultables par les utilisateurs les clients, les salariés et les sous-traitants prestataires. Lorsqu'un site sera créé pour la première et la dernière information.

P R E S E N T A T I O N

La SARL TOT-Box Events est une société spécialisée dans l'activité évènementielle, avec toutes les particularités spécifiques ou générales que la profession nécessite de mettre en place lors de l'organisation d'une mission pour sa clientèle.

Ses services et ses prestations sont essentiellement identifiés et accessibles par la clientèle au travers des informations commerciales données à la SARL TOT-Box Events dans le cadre de son activité de développement commercial.

Dans la conformité des dispositions légales attachées au RGPD, cette note d'information précise aux clients, aux fournisseurs, aux prospects, aux salariés et aux sous-traitants prestataires de la SARL TOT-Box Events quelles sont les données collectées, leur finalité et leurs modes de collectes, leur durée de conservation, les droits d'accès et de rectification outre le droit d'effacement et le but de leur utilisation. A savoir avec qui, le cas échéant, elles seront partagées et dans quelle finalité.

1. L'intérêt légitime

La SARL TOT-Box Events a un intérêt légitime à collecter les informations de ses clients, de ses fournisseurs, de prospects, de ses salariés et de ses sous-traitants prestataires puisqu'elles le sont dans le but de parfaire et de favoriser son développement commercial, de le stabiliser, ainsi que de gérer des statistiques de communication interne dont elle a besoin vis-à-vis de sa propre clientèle.

2. Site WEB

La SARL TOT-Box Events est seule propriétaire du présent site sur le WEB et il n'est partagé avec aucune autre structure ou par une plate-forme.

3. Types de données à caractère personnel collectées

Les données collectées de la clientèle qui sont traitées, vérifiées et protégées sont celles à caractère personnel sur les dirigeants, leurs représentants, leurs salariés en charge de la gestion de leurs dossiers au titre des relations commerciales et exclusivement pour les besoins de leur activité professionnelle, outre les éventuels chefs de service en charge du développement commercial.

Ces données à caractère professionnel comprennent les éléments suivants :

L'immatriculation du client ( RCS ou SIRET le cas échéant ) à son siège social, les immatriculations des divers Etablissements secondaires si existants, la dénomination sociale si elle existe, les adresses postales de correspondance, le ou les numéros de téléphone fixe et mobile, télécopie le cas échéant

Pour chaque correspondant : les données sont constituées par l'adresse électronique professionnelle, le numéro de téléphone fixe du standard ou de la ligne directe et, le cas échéant, du numéro du téléphone mobile, ainsi que le nom du dirigeant. Lorsque nécessaire, le nom du responsable hiérarchique du salarié s'il existe.

Les informations ainsi collectées sont clairement définies lors de l'envoi de messages commerciaux en provenance de la SARL TOT-Box Events, et ne sont utilisés que : La civilité du correspondant, son nom et son prénom, son numéro de téléphone professionnel ainsi que son adresse électronique professionnelle.

Pour les salariés, le nom, le prénom, l'adresse postale et électronique, le numéro de téléphone personnel, de sécurité sociale et, pour les besoins au titre des droits sociaux, leur situation familiale avec les coordonnées du conjoint et des enfants.

Pour les prestataires sous-traitants, le nom, le prénom, l'adresse postale, l'immatriculation de la personne morale avec sa forme juridique, le numéro de téléphone avec l'adresse mail qu'elle soit personnelle ou professionnelle.

4. Origine de la collecte des données

Ces données à caractère personnel sont collectées directement soit :

— Auprès du client au travers de divers prospects.

— Via des informations publiques inscrites ou libres d'accès en consultation sur des documents commerciaux ou des fichiers accessibles au public par le client ou ses partenaires.

— Auprès de collègues du client ayant la même activité professionnelle, ou de professionnels agissant sur les mêmes territoires du client, qui sont autorisés par lui à fournir ces données à caractère personnel.

— Auprès de professionnels en charge de la communication publicitaire des clients, afin de leur permettre de se développer, peu importe le support légal utilisé, mais accessible au public ou au milieu professionnel ciblé.

— Au travers d'échanges écrits ou électroniques d'information dans le cadre des relations commerciales qui se seraient instaurées avec divers professionnels relevant du même secteur d'activités que la SARL TOT-Box Events.

— Par des consultations après recherches sur internet, le cas échéant après la visite d'autres sites, ainsi qu'au travers d'envois de messages électroniques ou par la voie postale à la destination des professionnels.

— Par les informations que le client communique à la SARL TOT-Box Events lors de ses prises de commande pour demander l'exécution d'une prestation, ou des échanges par courriels pour s'informer et connaître de la technicité ou des tarifs pratiqués.

Egalement :

— Via les données d'ordre économique et financier : RIB, numéro de carte bancaire, numéro de chèque, numéro d'opération de virement bancaire, information de carte de crédit, de débit ou de paiement.

— Via les données relatives aux transactions financières soit : son identifiant par numéro, le ou les détails des achats ou des ventes réalisés.

— Les données relatives au suivi de la relation commerciale : correspondance avec le client, prospect ou fournisseur.

5. Finalité de la collecte des données

Les données collectées permettent d'abord à la SARL TOT-Box Events de référencer sa clientèle au titre de son activité commerciale, ainsi que de gérer ses relations avec ses prestataires en sous-traitant, tout comme les salariés qu'elle peut être amenée à recruter.

6. Utilisation des données

Toutes les données recueillies sont utilisées par la SARL TOT-Box Events à des fins internes exclusives pour la gestion des contrats commerciaux où elle est directement liée avec ses clients et ses éventuels fournisseurs, des commandes réalisées pour des prestations, des factures émises, des réclamations, des enquêtes et des recherches en cas de nécessité, ainsi que pour des gestions statistiques, d'établissement d'une lettre d'information ou newsletter, et de gestion des litiges.

Les données personnelles des clients sont également utilisées à des fins de prospections commerciales pour proposer des services, ne relevant que de l'activité de la SARL TOT-Box Events afin de parfaire la réalisation de son objet social.

Dans certaines situations commerciales de prospection, la SARL TOT-Box Events peut être amenée à contacter directement sa clientèle par tous les moyens légaux admissibles, sans qu'elle n'ait le besoin de recourir à un seul sous-traitant.

Il n'y a aucune autre utilisation des données personnelles collectées par la SARL TOT-Box Events, hors les dispositions exposées dans la présente information.

Les données des clients finaux des clients de la SARL TOT-Box Events sont juste stockées avec le fichier du client concerné et, à aucun moment, exploitées en lien direct ou indirect. Il en est de même pour les données des fournisseurs, des salariés et des prestataires sous-traitants.

C'est à la personne concernée dans ce cas, d'informer son client ou son partenaire ou autre qualité de la pratique de non-réutilisation de leurs données par la SARL TOT-Box Events et de l'existence de la présente politique de protection des données s'ils souhaitent s'informer.

7. La collecte des données sensibles

Pour l'ensemble de ces finalités, les fichiers ainsi constitués par la SARL TOT-Box Events pour les seuls besoins de son activité professionnelle n'intègrent pas de données dites sensibles laissant apparaître une seule appartenance à un groupe ethnique, à une appartenance religieuse, cultuelle, philosophique, politique ou syndicale, comme d'intégrer des données personnelles de santé liées au client. Ce qui n'est pas exclusif pour le client de l'exercice des Droits qui lui sont conférés par le RGPD.

7-1. La collecte des données sensibles d'un enfant mineur

Dans le cas où sur un évènement, quelque soit sa nature, des données personnelles d'un enfant mineur venait à être collectées par la SARL TOT-Box Events, elles feraient l'objet d'un stockage et d'une sécurisation personnalisée, outre qu'un des parents en serait informé ou le civilement responsable, ainsi que l'existence de la présente politique de protection des données.

L'absence de possibilité d'information à un des parents ou à un civilement responsable du stockage des données de l'enfant mineur emportera l'impossibilité pour la SARL TOT-Box Events de traiter ses données personnelles et, en conséquence, de ne pas pouvoir l'intégrer à l'évènement pour lequel le client aurait pu la saisir.

8. Transferts internationaux

Hormis la gestion des fichiers créés dans les finalités exposées au préalable, le client est informé que la base de données à caractère personnel est inexportable et non transférable en dehors de la SARL TOT-Box Events, même dans un Etat membre au sein de l'Union Européenne ou de l'Espace Economique Européen, y incluant toute personne morale ou physique en-dehors d'un Etat membre de ces zones territoriales définies.

9. Durée de la conservation des données

La SARL TOT-Box Events conserve les données à caractère personnel dont elle est détentrice dans l'état où elles lui ont été communiquées, le cas échéant avec les modifications qui auraient pu survenir, pendant une durée strictement nécessaire et proportionnelle à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Elles sont stockées dans les durées suivantes :

— Aussi longtemps que la SARL TOT-Box Events entretient une relation commerciale ou professionnelle avec le client, le fournisseur, le salarié ou le prestataire sous-traitant.

— 5 ans après la fin des garanties contractuelles issues d'un contrat commercial.

— 10 ans après le règlement de la dernière facture.

— 5 ans après la fin d'un contrat de travail

— 5 ans après la fin d'un contrat de prestataire sous-traitant

10. Confidentialité des données

La SARL TOT-Box Events est la seule détentrice des informations collectées. Les informations personnelles ne sont pas exportées ou transférées pour être vendues, échangées, ou données à une autre personne morale, quelle que soit son statut et sa personnalité juridique ou à une personne physique, quelle que soit la nature de son activité qu'elle soit bénévole ou lucrative, que ce soit sur le plan du Territoire national, au sein d'un des Etats membres de l'Union Européenne, de l'Espace Economique Européen ou d'un Etat situé hors de l'Union Européenne.

Les données personnelles collectées sont conservées dans un lieu sécurisé propre aux locaux de la SARL TOT-Box Events. Les membres du personnel du service commercial et du service marketing désignés pour traiter les données collectées, ne peuvent agir que dans le strict respect des instructions reçues quant à la confidentialité de toutes les informations qui sont à gérer.

11. La protection des données

Le Gérant de la SARL TOT-Box Events, en tant que responsable du traitement des données personnelles collectées, assure toutes les mesures nécessaires afin de garantir une sécurité effective. Dans le cas de la violation des fichiers, la SARL TOT-Box Events en informera le client ainsi que directement la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) dans les obligations légales en découlant et procèdera aux mesures d'urgence qui pourraient s'imposer dans le délai légal imparti.

Dans le cas des données des clients finaux du client de la SARL TOT-Box Events, il appartient à son client d'informer ses propres clients que leurs données se retrouvent stockées au sein de la SARL TOT-Box Events en sa qualité de destinataire par l'obligation contractuelle existant sur l'évènement pour leur permettre, le cas échéant, l'exercice de leurs droits.

12. Les destinataires des données personnelles

Dans le cadre de ses obligations légales, les données collectées des clients de la SARL TOT-Box Events sont transmises aux différents destinataires suivants lorsque nécessaire :

Le service comptable et d'expertise comptable de la SARL TOT-Box Events, la société d'expertise comptable INDY, sise 24, rue Maillet 75006 PARIS et uniquement avec le nom et la copie des factures émises. L'exercice des droits s'opère à l'adresse suivante : service.client@comptaintouch.com ou rgpd@indy.fr

La société INDY est hébergée par la plate-forme Planet-work sise 18-20, rue du Faubourg du temple 75011 Paris gérée par la SAS CLARANET à la même adresse.

Le commissaire aux comptes de la SARL TOT-Box Events, lorsqu'elle aura l'obligation d'en désigner un.

La direction des finances publiques ( DGFIP )

Le client de la SARL TOT-Box Events sur un évènement lorsque des salariés sont mis à la disposition, mais limitées au nom et au prénom.

Les Organismes sociaux obligatoires ou conventionnels obligatoires dans le cadre de la relation contractuelle professionnelle avec le salarié.

Aux autorités judiciaires et aux autorités administratives publiques, en cas de réquisition expresse.

13. Les droits des personnes concernées

La personne concernée est en droit de solliciter la copie des informations dont la SARL TOT-Box Events serait dépositaire. Comme de demander de procéder à leurs rectifications ou à leur effacement ou de limiter leurs diffusions. Le cas échéant de les transférer à d'autres organisations, ou destinataires ou sous-traitant tant qu'aucune disposition légale ne l'interdise. Le client peut également s'opposer à certains traitements comme la prospection commerciale.

Néanmoins, la demande du droit d'effacement ou du droit d'opposition peut être limitée sur certaines actions de gestion ou de gestion statistique ou d'archivage qui sont des fondements légaux au traitement des données. En cas de contestation dans une situation donnée, seul le juge judiciaire territorialement compétent est à même de pouvoir se prononcer et à la seule demande de celui qui se prévaut d'une impossibilité d'obtenir gain de cause.

La personne concernée a également la possibilité d'interroger la SARL TOT-Box Events pour connaître l'utilisation qui est faite de ses données collectées, comme de demander à se désinscrire du fichier spécifique de l'envoi des informations commerciales à la clientèle.

Il en est de même pour le client final du client de la SARL TOT-Box Events, bénéficiant de la même garantie du libre exercice de ses Droits.

— Droit d'accès ( article 15 du RGPD ) : La possibilité pour une personne de demander à la SARL TOT-Box Events si elle détient des données la concernant et à ce qu'une copie lui en soit communiquée pour en vérifier le contenu.

— Droit de rectification ( article 16 du RGPD ) : La possibilité pour un client de demander la correction de données inexactes le concernant ou de compléter ses données en lien avec la finalité du traitement mis en œuvre.

— Droit à l'effacement ou droit à l'oubli ( article 17 du RGPD ) : Demander l'effacement de données à caractère personnel.

— Droit à la limitation du traitement ( article 18 du RGPD ) : Demander à la SARL TOT-Box Events de geler temporairement l'utilisation de certaines de ses données.

— Droit à la notification ( article 19 du RGPD ) : Demander à recevoir les réponses à l'exercice des droits par la voie de la notification.

— Droit à la portabilité des données ( article 20 du RGPD ) : La possibilité que les données collectées soient transférées à un autre responsable de traitement, s'il existe.

— Droit d'opposition ( article 21 du RGPD ) : Pour des raisons tenant à la situation particulière du client, de s'opposer à ce qu'un organisme utilise certaines de ses données.

— Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée sur un traitement automatisé ( article 22 du RGPD ) : Il est en principe interdit de prendre une décision au sujet d'une personne, si elle est entièrement informatisée et, y incluant le profilage, si elle produit des effets juridiques à son égard ou a un impact significatif sur elle.

— Droit de déterminer le sort des données après la mort ( article 85 de la Loi Informatique et Libertés ) : La possibilité de demander la destruction des fichiers, leur effacement, après le constat du décès du client, dans une action menée par les ayants-droits de la personne.

— Droit de saisir l'autorité de contrôle (article 77 du RGPD ) : La possibilité de saisir directement l'autorité de contrôle.

Pour l'exercice de ses droits le client peut, de son choix, contacter :

Madame la gérante de la SARL TOT-Box Events
par courrier au : 8 Rue de l'Est, 92100 Boulogne-Billancourt
ou par la voie électronique : contact@totboxevents.com

ou

SARL TOT-Box Events — Délégué à la protection des données
8 Rue de l'Est, 92100 Boulogne-Billancourt
ou par la voie électronique : gestion@marie-galmot.com

ou

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ( CNIL )
3, Place de Fontenoy 75007 PARIS ou via son site : https://www.cnil.fr

14. Modifications de la présente information

Cette information sur l'application du Règlement Général de la Protection des Données pourra faire l'objet de diverses actualisations, en fonction de l'évolution des règles de Droit et de la gestion de ses fichiers par la SARL TOT-Box Events, sans qu'il n'y ait un seul impact ou une seule influence sur les prestations antérieures ou en cours.

Fait à Boulogne-Billancourt le 9 mars 2026

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